VOTER LES DECISIONS

Les assemblées générales de l’Ogec (ordinaires ou extra ordinaires) et les réunions du conseil d’administration ont des domaines de compétences, des champs d’actions distincts, décrits dans les statuts en vigueur de chaque Ogec.
Pour que les décisions soient juridiquement valides, reportez vous au contenu des statuts actifs pour l’association afin d’organiser les votes.

Voici de quoi organiser et retracer:

  • une assemblée générale ordinaire, avec des modèles de convocation et de compte rendu.
  • les conseils d’administration, avec un calendrier indicatif et des modèles de convocation et de compte rendus
  • et un guide complet à télécharger ici: Le Memento de la vie associative d’un Ogec
  • et, le cas échéant, en bas de la page, les liens pour faire les déclarations obligatoires au greffe des associations en préfecture.

ISI Pilote (suite ISIDOOR) contient un module de pilotage associatif (planifier les réunions, archiver les fichiers dans un coffre-fort numérique,  télécharger davantage de modèles) et un module de diagnostic rapide (gestion associative, sécurité des données, organisation des divers pôles gestion, immobilier).

Assemblées Générales

• AG Ordinaire

> Fréquence ? Au moins une fois par an (article 19 des statuts type).

> Calendrier : l’article R442-18 du Code de l’éducation oblige les établissements scolaires sous contrat d’association à adresser au directeur départemental des finances publiques les comptes de résultats de l’exercice écoulé, dans les 3 mois qui suivent la clôture des comptes. L’AGO étant compétente pour valider les comptes de l’Ogec (article 19 des statuts type), et ces mêmes comptes étant arrêtés le 31 août, il convient de la tenir en novembre au plus tard en décembre.

> Modalités :

  • Convocation par le président 15 jours avant la date de la réunion.
  • L’AG se tient si ¼ des membres sont présents.
  • Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés
  • Les membres du bureau de l’Ogec établissent en lien étroit avec le chef d’établissement, un rapport d’activité ainsi que le rapport financier qui sera soumis au vote de l’assemblée.

> Modèles disponibles dans les documents utiles en bas de cette page

• AG Extraordinaire

Fréquence: les AGE se convoquent à la demande, dans les cas de modifications de statuts, de dissolution ou encore de fusion. Pour les modalités d’organisation et de convocation assurant la validité de l’AGE,  nous vous invitons à nous consulter.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

  • Fréquence: nous recommandons un rythme de 5 réunions annuelles minimum
  • Calendrier: proposition de calendrier permanent ci-dessous (version téléchargeable dans les documents utiles en bas de la page)
  • Modèles disponibles en bas de cette page

CA de la rentrée scolaire le chef d’établissement fait un point sur la rentrée, et le CA arrête le budget d’exécution de l’année scolaire qui débute. Le conseil s’assure que des procédures de contrôle interne sont en place et adaptées

CA d’arrêté des comptes de l’exercice clos, pour préparation de l’AG Ordinaire qui suit

CA de renouvellement du bureau. Il suit l’AGO qui a validé les comptes de l’Ogec, et élu ou réélu les administrateurs. Ce CA est tenu pour élire président, vice-président, trésorier, secrétaire.

CA de mi-année scolaire, qui fait le point de l’exécution des budgets, et met à jour le plan pluriannuel d’investissement. Il vote les tarifs des contributions des familles, de la cantine, de la garderie, de l’étude surveillée, de l’internat pour la prochaine année scolaire.

CA préparation du budget d’orientation pour l’exercice de la prochaine année scolaire et de signature des délégations au chef d’établissement s’il vient d’être nommé pour la prochaine rentrée scolaire (cette délégation doit être jointe au contrat remis ensuite à la tutelle.

DOCUMENTS UTILES

Déclarations au greffe des associations

Toute association doit déclarer en préfecture dans les 3 mois les changements survenus, notamment dans:

Les modifications ci-dessus, votées en CA ou AGE d’Ogec ne deviendront opposables aux tiers (les tiers ne pourront ignorer et devront respecter ces dispositions, même s’ils ne sont pas signataires) qu’à compter de la déclaration au greffe, qui doit vous en donner récépissé.

Lorsque vous recevrez le récépissé émis par le greffe des associations, vous saurez que votre déclaration est bien enregistrée par l’État.

Avec les liens ci-dessus, trouvez les indications pour faire vos déclarations sur les  pages spéciales pour les associations de service-public.fr